Neviens nav perfekts. Ja žonglējat ar daudziem klientiem vai garu uzdevumu sarakstu, daži e-pasta ziņojumi var palikt neatvērti tālrunī apkaunojoši ilgu laiku. Lai gan, apzinoties savu kļūdu, jūs varētu justies kauns, nervozs vai satraukts, ir svarīgi situāciju labot, sazinoties ar iesaistīto personu, nosūtot atvainošanās pilnu vēlu e-pasta atbildi.
Ja rakstiska saziņa nav jūsu stiprā puse un jums ir grūti izveidot šo e-pasta ziņojumu, nekrītiet panikā! Mēs esam izstrādājuši četras novēlotu e-pasta atbilžu veidnes dažādām situācijām, lai jūs varētu izveidot pamatu, kā atbildēt ar patiesu atvainošanos un plānot kopīgu virzību uz priekšu.
Pamati
Neatkarīgi no iemesla, kāpēc vēlaties rakstīt novēlotu e-pasta atbildi, šī ziņojuma izveidei ir dažas lietas, ko drīkst un ko nedrīkst.
- Atcerieties visus atbilstošos profesionālās komunikācijas elementus. Šī e-pasta ziņojuma mērķis ir atvainoties un parādīt, ka joprojām esat profesionālis, ar kuru ir vērts sadarboties. Norādiet tiešu, konkrētu temata līniju, sāciet ar profesionālu sveicienu, vienmēr veiciet korektūru, izvairieties no ikdienišķa slenga, saglabājiet profesionālu toni un beidziet ar beigu parakstu. Ja atbilde ir novēlota, jūs varat izskatīties nesakārtots un neprofesionāls. Cīnieties pret šo jēdzienu, izmantojot labi izstrādātu, pārdomātu piezīmi, kas atbilst tam visi elektroniskās komunikācijas profesionālie standarti .
- Pieņemiet vainu tur, kur vainojams. Neatkarīgi no tā, kāds bija iemesls novēlotajam e-pasta ziņojumam — vai notikusi personiska ārkārtas situācija, vai arī jūs to vienkārši aizmirsāt, no sirds atvainojiet par kavēšanos. Šīs vainas pieņemšana parādīs, ka jūs uzņematies atbildību par savu darbu un ne tikai novelat vainu uz kādu citu.
- Esiet atklāts un godīgs. Ja jūtaties ērti, varat dalīties ar kavēšanās iemeslu. Neiedziļinieties pārāk daudz personīgās detaļās; tā vietā, lai teiktu, ka jūsu mātei ir diagnosticēts vēzis, vienkārši sakiet, ka esat saņēmis sliktas ziņas par ģimenes locekli un esat nolēmis palīdzēt viņam šajā grūtajā laikā. Ikviens var samierināties ar faktu, ka dzīvē notiek dažādas lietas. Sniedzot nelielu ieskatu savā dzīvē, nebūdams pārāk atklāts, var sniegt viņiem priekšstatu par to, ko jūs piedzīvojat, un viņi vairāk sapratīs, no kurienes jūs nākat.
- Neesiet pārāk emocionāls. Lai gan ir svarīgi būt godīgam pret savu klientu, jo tas var veicināt uzticību, godīgums un TMI atšķiras. Neatkarīgi no tā, ko jūs pārdzīvojat, profesionāla komunikācija nav tā vieta, kur atrisināt savas problēmas. Saglabājiet savu atbildi noslīpētu un noņemiet nevajadzīgās detaļas. Varat teikt, ka esat piedzīvojis zaudējumu, bet nerunājiet par to konkrētāk.
- Sniedziet informāciju par turpmākajām darbībām, ko plānojat darīt turpmāk. Vissvarīgākais ir novērst šo kļūdu saziņā ar savu detalizēto plānu par to, kā jūs virzīsit projektu uz priekšu tagad, kad esat paguvis. Ļaujiet viņiem uzzināt, kādas ir jūsu darbības, kas jums ir nepieciešams un kā jūs abi varat strādāt kopā, lai jebkurš projekts, pie kura strādājat, atkal paātrinātos.
Atklāta un godīga komunikācija var atrisināt gandrīz jebkuru problēmu. Labi formulēts e-pasts var palīdzēt jums atgriezties ceļā, lai labotu šīs profesionālās attiecības.
Vēlu e-pasta atbilžu veidnes
1. Kad vienkārši aizmirsāt atbildēt
Mēs visi esam vainīgi pie tā; jūs atverat e-pastu, atbildat savā galvā, veiciet garīgu piezīmi, lai atbildētu vēlāk , un tad tu… nekad neatbildi. Kamēr atceraties, esat atstājis tos karājoties nedēļu vai ilgāk.
kā uzrakstīt viņam mīlestības dzejoli
Tātad, kā izveidot atbildi, lai neizskatītos pilnīgi neprofesionāls un nesakārtots?
Saņēmējs -
Es ļoti atvainojos, ka tikai tagad atgriezu jūsu e-pastu. Es izlasīju jūsu e-pastu drīz pēc tam, kad to nosūtījāt, un gribēju atbildēt tajā pašā vakarā. Tā kā viss notiek, tas pazuda jaukšanas procesā, un es ceru, ka jūs man piedosit tik vēlu atbildi.
Kad esat atvainojies, varat turpināt atbildēt uz viņu e-pastu.
2. Ja esat nokavējis projekta termiņu
Dažreiz lēna atbilde uz e-pastu var izraisīt termiņa nokavēšanos. Šajā gadījumā jums ir ne tikai jāatvainojas, bet arī jāsadarbojas ar klientu, lai izstrādātu mainītu laika grafiku, kas atbilstu abām jūsu vajadzībām. Risinājumu un ieteikumu piedāvāšana jums parādīs, ka esat gatavs risināt problēmas un pielāgoties.
Saņēmējs -
Ar nožēlu paziņoju, ka šī projekta daļa vēl nav pabeigta un es nokavēju mūsu termiņu. Man bija personisks notikums, kas ietekmēja manu pieejamību [vai] Neparedzētu sarežģījumu dēļ šī konkrētā uzdevuma daļa aizņēma ilgāku laiku, nekā biju iepriekš atvēlējis mūsu laika skalā. Es atvainojos par sarežģījumiem, ko tas var radīt jums. Es ticu, ka ar īpašu piepūli man izdosies pabeigt šo projekta daļu līdz šim datumam. Lai atgrieztos uz pareizā ceļa un sasniegtu nākamo termiņu, iesaku piesaistīt šo personu, lai palīdzētu mums pabeigt projektu.
Izmantojiet šo kļūdu, lai izprastu savas laika plānošanas prasmes un prognozētu nākotni, ja nokavēsiet kādu termiņu. Reizēm dzīvē gadās un notiek lietas, taču, ja varat kādam pateikt pirms nokavētā termiņa, ka jums var būt nepieciešams pagarinājums, viņš var ātrāk sajaukt lietas savā galā, lai jūs varētu strādāt kopā pie risinājuma.
ko nozīmē imperiālais un metriskais
3. Kad atgriežaties no brīvā laika
Ikreiz, kad plānojat dažas dienas būt ārpus biroja, laba prakse ir iestatīt automātisku atbildi, kurā norādīts, kad atgriezīsities, kā ar jums var sazināties ārkārtas situācijā un ar ko viņi var sazināties tikmēr ātrai atbildei. Tomēr, ja negaidīti iznācāt vai vienkārši aizmirsāt, šis ir labs veids, kā atbildēt uz iesūtnē esošajiem steidzamajiem ziņojumiem.
Saņēmējs -
Liels paldies par jūsu e-pastu! Es atvainojos par atbildes kavēšanos. No [šī datuma] līdz šim rītam biju ārpus biroja, lai risinātu personīgās lietas, taču tagad esmu pieejams un labprāt atbildēšu uz jūsu jautājumu.
Jūs varat norādīt precīzāku savas prombūtnes iemeslu, ja esat tuvu klientam, taču varat palikt tik neskaidrs, cik nepieciešams, lai jūs justos ērti.
Pēc šīs atvēršanas varat sniegt klientam nepieciešamo informāciju.
4. Kad jūs vairs nevarat izpildīt projekta noteikumus
Notiek ārkārtas situācijas. Ģimenes locekļi smagi saslimst, tuvinieks nomirst, jūs nokļūstat negadījumā un esat ievietots slimnīcā. Dažreiz dzīve traucē darbu, un jūs vienkārši nevarat pabeigt projektu, kuru solījāt pabeigt.
Ja nokavējat atbildi uz e-pastu un jums ir jāpasaka viņiem, ka vairs nevarat uzņemties projektu, galvenais ir graciozi risināt šo tēmu un piedāvāt risinājumus, kur varat.
Šis ir e-pasta paraugs, kuru varat pielāgot, lai izskaidrotu savu situāciju.
Saņēmējs -
Nesen savā personīgajā dzīvē esmu piedzīvojis postošu notikumu, kas būtiski ietekmējis manas darba spējas. Sakarā ar šo notikumu es vairs nevarēšu adekvāti pabeigt jūsu projektu. Pārskatāmā nākotnē esmu nolēmis paņemt atvaļinājumu, lai palīdzētu savai ģimenei, un es nevarēšu pabeigt jūsuprojektu.
Manā vietā es ļoti iesaku šim cilvēkam pārņemt šo darbu. Es aizpildīju tajos informāciju par jūsu projektu un nokopēju tos šajā e-pastā, lai jūs abi varētu sākt runāt par projektā nepieciešamajām nākamajām darbībām. Šim cilvēkam ir liela pieredze šajā jomā, un es domāju, ka jums ļoti patiks strādāt ar viņu.
kā telpās izaudzēt persiku koku no sēklām
Kopēt jaunā persona, kuru iesakāt pārņemt darbu e-pastā, lai klients varētu nekavējoties sākt ar viņiem strādāt. Tas palīdzēs ikvienam pēc iespējas ātrāk turpināt projektu no vietas, kur to pārtraucāt.
Darba apjoms, kas jums būs jādara, pārejot uz projektu, lielā mērā būs atkarīgs no jūsu veiktā darba veida. Ja bijāt ārštata videogrāfs un vairs nevarat atspoguļot notikumu, varat vienkārši informēt jauno ārštata darbinieku par notikuma informāciju un klientu vēlmēm, lai viņi varētu uzņemties uzņemšanu no turienes. Ja jūs nododat projektu citai personai savā uzņēmumā, viņš, cerams, pagaidām ir iepazinies ar jūsu darba aprakstu un klientu, kuru viņi pārņem.
Saglabājiet savu vēlo e-pasta atbildi godīgu
Pat ja jums bija vajadzīgas vairākas dienas, lai atbildētu, vissvarīgākais, ko varat darīt, lai saglabātu attiecības, ir būt atklātam un godīgam savā saziņā. Cilvēki novērtē godīgumu, un patiesa atvainošanās par kavēšanos nosūta spēcīgu vēstījumu, ka esat gatavs labot savas kļūdas.
Nākotnē mēģiniet atcerēties, ka īsa atbilde ir labāka par klusēšanu. Ja jums nav laika, lai nosūtītu pilnu atbildi, ātri nosūtiet e-pasta ziņojumu, norādot, ka esat saņēmis viņu ziņojumu, un ceriet, ka drīzumā varēsiet ar viņiem detalizēti runāt. Pēc tam tālrunī iestatiet atgādinājumu, kas aicinās jūs atbildēt, kad jums būs vairāk laika. Zinot, ka tie nav aizmirsti, bet jūs nodarbojaties ar kaut ko citu, tiek sūtīts ziņojums, ka jums tas ir svarīgi. Neatlieciet atbildi; veltot tikai mirkli, lai nosūtītu ātru ziņojumu, tas var mainīt pasauli.
